Công ty nào cũng có hoạt động chăm sóc khách hàng, thường xuyên gọi điện thăm viếng khách hàng. Trước là để duy trì mối quan hệ, sau là để bán hàng, duy trì và tiếp tục gia tăng doanh số từ những khách hàng hiện hữu. Nhưng chăm sóc thế nào để khách hàng không quên mình, có ấn tượng tốt mà không bị xem là làm phiền lại là cả một nghệ thuật.

Để chăm sóc khách hàng tốt, điều tối quan trọng là cần có dữ liệu thông tin chi tiết về khách hàng được lưu trữ tại công ty. Thông tin này không chỉ đơn thuần về lĩnh vực kinh doanh, tên tuổi, số điện thoại mà còn là thói quen mua hàng và những quan tâm đặc biệt của khách hàng. Thấu hiểu điều này sẽ dễ dàng hơn cho các bạn nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên kinh doanh trong việc giao tiếp và duy trì mối quan hệ. Chẳng hạn nếu  công ty bạn là một trang web chuyên kết nối người mua và người bán bất động sản. Những người đăng tin mua hoặc bán sẽ có thể là chủ nhà hoặc khách vãng lai lâu lâu mới cần giao dịch thì việc đăng tin chỉ xuất hiện khi có nhu cầu. Còn lại chủ yếu là các bạn chuyên môi giới BĐS mới có nhu cầu đăng tin bài thường xuyên. Như vậy các bạn nên tránh làm phiền những khách hàng lâu lâu mới có nhu cầu. Thử tưởng tượng họ chỉ có 1 căn nhà để bán và đã bán, vậy mà vẫn bị gọi điện thoại hàng tháng để kêu gọi nhắc nhở đăng tin đăng bài thì có phải là quá phiền lòng, chưa kể là bị gọi lúc đang họp với đối tác và khách hàng.

Đó là một trong những lý do vì sao CRM trở nên quan trọng đến vậy. Không có phần mềm để quản lý thì các chủ DN nên nghĩ cách để lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng một cách hiệu quả và đào tạo kỹ năng cho nhân viên chăm sóc khách hàng, thiết kế quy trình gọi điện chăm sóc khách hàng phù hợp. Đánh giá hiệu quả thường xuyên để hiệu chỉnh, cải tiến sao cho mức độ hài lòng của khách hàng ngày càng tăng lên và giảm việc gây phiền hà cho khách hàng chính là những điều nên làm thay vì chỉ đầu tư vào đánh bóng tên tuổi thương hiệu trên các mặt trận truyền thông.